INTRODUCCION

 

El inventario es quizá el activo más valioso con que cuenta una empresa. Sin embargo, muchas empresas no reconocen la importancia que éste tiene. Su manejo se encuentra en manos de personas que no cuentan con todas las herramientas necesarias para lograr resultados óptimos.

 

Para administrar eficientemente y lograr un adecuado manejo de los inventarios de una empresa, es necesario responder a dos preguntas básicas:

Cuánto se debe pedir cada vez que se va a renovar el inventario de un producto?

Cuándo se debe renovar el inventario de un producto?

 

El modelo cuantitativo de la Cantidad Económica de Pedido, conocido como CEP, permite encontrar la respuesta a estas dos interrogantes.

PERCO, empresa dedicada a la distribución de perfumes y cosméticos en Guatemala, desea implementar la política de administración de inventarios que mejor se ajuste a sus necesidades, y que al mismo tiempo le permita optimizar sus recursos.

 

Para poder ayudar a la empresa a alcanzar este importante objetivo fue necesario investigar todo lo referente al concepto de la "Administración de Inventarios". Después se hizo un estudio de la empresa: sus objetivos y su situación actual. Por último, se aplicó el modelo cuantitativo de la Cantidad Económica de Pedido.

Mediante un análisis de los resultados obtenidos fue posible recomendar a la empresa sobre los cambios que debe implementar para lograr un óptimo manejo de sus inventarios.

 

 

 

 

CAPITULO 1

LA ADMINISTRACION DE INVENTARIOS

    1. Definiciones
    2. El inventario consta de aquellos bienes tangibles, propiedad de una entidad, que se tienen para la venta y/o para usarse en la producción de bienes y servicios.

      La mercancía que una empresa tiene disponible para la venta normalmente se convierte en efectivo dentro de un período menor de un año, por lo que se considera como un activo corriente o circulante. Cuando se tienen cantidades excesivas que no se esperan vender o usar dentro del ciclo normal del negocio, dichas existencias pueden considerarse como activos no circulantes.

      La administración de inventarios comprende la determinación de los procedimientos óptimos de adquisición de existencias de artículos para satisfacer la demanda futura.

    3. Base de Valuación
    4. La base primaria de valuación de los inventarios es el costo. En el costo se deben incluir todos los desembolsos de adquisición, de conversión, y otros desembolsos directos e indirectos en que sea necesario incurrir para que un artículo esté listo para venderse.

    5. Métodos para determinar el costo
      1. Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS)
      2. Este método se basa en el supuesto de que los productos son consumidos o vendidos en el orden en que ingresan al inventario. La característica de este método es que el inventario final queda valuado al costo de las compras más recientes y al costo de ventas se le aplican los costos más antiguos. Es aconsejable usar este método cuando existe una tendencia decreciente en los precios de compra.

         

      3. Ultimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS)
      4. Este método se basa en el supuesto de que los últimos productos ingresados al inventario son los que primero se consumen o venden. El inventario final queda valuado a costos antiguos de compra o producción y al costo de ventas se aplican los costos más recientes. Es aconsejable utilizarlo en épocas de alza de los precios de compra.

      5. Promedio Móvil o Promedio Ponderado
      6. Este método se basa en el supuesto de que los productos en el inventario llegan a mezclarse de tal manera que las unidades usadas o vendidas se toman tanto del inventario inicial como de las compras del período.

        Se calcula un promedio ponderado, utilizando el número total de unidades. El promedio resultante es el costo unitario de las unidades del inventario y de las unidades vendidas o consumidas.

      7. Identificación Específica
      8. Para valuar el inventario se utiliza el costo específico de compra o producción de cada artículo. Es aplicable en empresas donde es factible distinguir plenamente un artículo de otro. Se puede utilizar para valuar vehículos, joyas, pinturas, esculturas, vestidos de diseños exclusivos, etc.

      9. Al detalle o por menor

      Es un método en que se establecen los precios de venta al detalle o por menor de los artículos adquiridos, con base en la aplicación de porcentajes predeterminados de márgenes sobre los costos. Se registran y controlan las existencias a ese precio de venta al detalle.

      La aplicación de este método es adecuada en aquellos negocios que manejan dentro de sus inventarios una gran cantidad de artículos, tales como los supermercados, cadenas de almacenes, etc.

      Puede utilizarse una combinación de los métodos mencionados anteriormente, para diferentes grupos o clasificaciones de inventarios en una empresa en particular. Sin embargo, es preferible usar un solo método.

      Los cambios en los niveles de precio o demanda, la obsolescencia y deterioro físico pueden provocar que el precio de un activo sea menor que el costo registrado contablemente. En este caso, la base de contabilización del inventario debe apartarse del principio de costo, reduciendo el inventario a su valor de mercado.

       

    6. Características

 

1.4.1 Cantidad

La cantidad de artículos en un inventario se determina contando, midiendo o pesando dichos artículos.

 

1.4.2 Calidad

En un mismo inventario pueden existir artículos que no son igualmente vendibles ya que difieren en el grado de calidad. Esto puede darse cuando los artículos son obsoletos, o cuando se encuentran dañados o fuera de uso. Es indispensable determinar la calidad y el estado del inventario.

 

1.4.3 Propiedad

La propiedad de los artículos de un inventario se puede determinar de las siguientes formas:

    1. Artículos comprados, por los que se tiene un título de propiedad, aunque no se hayan recibido: mercadería en camino.
    2. Artículos comprados, por los que se tiene un título de propiedad, y que se encuentran disponibles en la bodega.
    3. Artículos enviados a consignación a terceras personas: se incluyen en el inventario.
    4. Artículos recibidos en consignación: se excluyen del inventario.

 

1.4.4 Valor

El valor consiste en la asignación de los costos reales a cada uno de los artículos que componen un inventario.

 

 

 

 

 

 

 

    1. Razones principales para mantener un inventario

 

Los inventarios agregan al producto utilidad de tiempo, lugar y cantidad. Aquel producto que no está en un lugar determinado, en el tiempo requerido y en las cantidades solicitadas, tiene pocas posibilidades de consumo.

 

Otras razones para mantener un inventario son:

  1. Razón Operativa o de Transacciones
  2. Debido a que una empresa comercial distribuye mercaderías para su venta al mayoreo o al detalle, es imprescindible que exista disponibilidad inmediata de éstas. Por lo tanto, se debe mantener un stock adecuado de mercaderías que funcione como una fuente constante de abastecimiento. El inventario que cumple con esta función se conoce como inventario básico o de transacción.

     

  3. Razón Precaucional
  4. Siempre se debe mantener un stock de reserva, ya que los inventarios no se consumen en forma uniforme, y es casi imposible programar para que las existencias se terminen exactamente cuando se recibe la nueva orden. El stock de reserva también es útil en temporadas de demanda alta, o cuando se presenta algún problema de abastecimiento o de producción.

  5. Razón Especulativa

Cuando se espera un alza en el precio de un producto en el futuro, se deben mantener cantidades mayores a las usuales, para aprovechar la resultante ventaja en costo. Esta ventaja se puede usar para promover el producto a un precio de venta menor que su precio en el mercado, y obtener así un mayor nivel de ventas y utilidades. Este tipo de inventario se conoce como inventario de especulación.

A corto plazo, los inventarios le permiten a una empresa comercial vender sus productos con una rapidez mayor que a la que se compran. Al mantener un inventario se logra tener una fuente directa y continua de abastecimiento en cualquier época, con lo que se presta un servicio constante y eficiente al cliente.

El hecho de comprar, transportar y manejar los artículos en cantidades importantes para mantener un inventario hace que las empresas puedan aprovechar descuentos por volumen de compra o tarifas menores en el transporte y manejo de la mercadería.

El objetivo básico de la contabilidad de los inventarios es identificar sobre una base uniforme, los valores que deben incluirse en el costo de los bienes y servicios vendidos durante el período, y los que deben llevarse como inventarios al período siguiente.

Un error en el inventario implica que se tendrán valores erróneos en el balance general, tales como el total de los activos corrientes, el total de los activos, y el total de pasivos y patrimonio. Si existe error en la valuación del inventario, éste también se verá reflejado en los valores del costo de mercaderías vendidas, la utilidad bruta en ventas y el ingreso neto del período. Por otro lado, no se puede olvidar que el inventario final de un año es el inventario inicial del siguiente año. Por lo tanto, en el estado de resultados del segundo año también habrá error, equivalente al error original en la valuación del inventario.

 

    1. Costos de mantenimiento de inventarios
    2.  

      1. Costo de capital invertido
      2. Es el costo más importante de todos, ya que el dinero que se invierte en inventario ya no está disponible para usarse en otras actividades. Por lo tanto, se debe determinar un costo de oportunidad que equivale a la ganancia que se podría obtener en otras inversiones con valores y riesgos similares.

         

      3. Costo de almacenaje
      4. Este costo puede variar, dependiendo de si se trata de una bodega alquilada o propia. Si la bodega es alquilada, lo más fácil es determinar un costo por metro o pie cuadrado. Esto se hace mediante un prorrateo de todos los gastos entre el espacio rentado. Si la bodega es propia, se deben incluir aquellos gastos como impuestos sobre propiedad y depreciaciones.

         

         

         

         

      5. Costo por servicios
      6. Cuando se manejan inventarios se debe tomar en cuenta el costo de todos aquellos servicios adicionales como: seguros sobre los artículos, renta o compra de equipo, personal para el manejo de los artículos disponibles, etc.

         

      7. Costos asociados al riesgo

Muchos artículos bajan de valor durante el almacenamiento, a causa de pérdidas, deterioros, mermas u obsolescencia. Esta pérdida de valor representa un costo que debe asignarse al mantenimiento del inventario.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

CAPITULO 2

PRESENTACION DEL PROYECTO

 

2.1 La empresa

2.1.1 A qué se dedica?

La empresa en estudio inició sus actividades en Octubre de 1981, como un departamento interno de las Farmacias Klee, cuya función principal era el manejo de las ventas de los perfumes. Tres años después el negocio se separó de las farmacias y nació PERCO, S.A. (Perfumes y Cosméticos, Sociedad Anónima).

PERCO se dedica a la importación y distribución de perfumes y cosméticos.

      1. Marcas Distribuidas y Representadas por la empresa

PERCO cuenta con la representación y derecho exclusivo de distribución de las siguientes marcas:

Oscar de La Renta

Van Cleef & Arpels

Roger & Gallet

Yves Saint Laurent

Chanel

Ungaro

Bvlgari

Lancome

Biotherm

Guy Laroche

Cacharel

Ralph Lauren

Paloma Picasso

Clarins

Paco Rabanne

Carolina Herrera

Antonio Puig

Escada

Hermes

Jean Patou

Gucci

 

 

Gabriela Sabatini

4711

Priscilla Presley

Galileo

Moments

 

Trussardi

Pupa

Cathy Carden

Hugo Boss

Gloria Vanderbilt

Naf Naf

Caractere

Maroussia

Kookai

Issey Miyakee

Jean Paul Gaultier

Pino Silvestre

 

 

 

 

 

 

La empresa representa a 52 casas. Cada casa se identifica con dos letras del abecedario; se procura que éstas en alguna manera se relacionen con su nombre.

Cada casa representa a una o varias marcas. Lancome, por ejemplo, incluye las siguientes marcas:

Tresor

Poeme

Magia Negra

O de Lancome

Chrysalide

Lancome cuenta también con una línea completa de maquillaje y productos para el cuidado de la piel.

Por su parte, cada marca incluye una serie de productos. Tresor, por ejemplo, incluye los siguientes productos:

Loción para el cuerpo

Crema para el cuerpo

Agua de Perfume

Gel de Baño

Jabón

Perfume

Talcos

Y, por último, cada producto viene en distintas presentaciones. El agua de perfume, por ejemplo, está disponible en las siguientes presentaciones:

30 ml

50 ml

50 ml con vaporizador

100 ml

100 ml con vaporizador

 

 

 

 

 

      1. Requisitos para Registros Sanitarios

  1. Carta Poder autorizando a PERCO, S.A. la importación, distribución, publicidad y venta de los productos. Esta carta poder deberá ser legalizada por el Consulado de Guatemala en el país de origen de los productos.
  2. Fórmulas Cuali-Cuantitativas
  3. Control del Producto Terminado
  4. 4 muestras de cada producto (del mismo tamaño)

Todos los documentos deberán ser elaborados en español. El trámite de registro dura entre dos y tres meses, y cada registro tiene un costo de US$ 270 (aproximadamente), el cual es cubierto en su totalidad por el proveedor.

 

      1. Presencia en la Red de Distribución

Perfumerías

Perfumería Klee

Perfumería Klee Tikal Futura

Perfumería Klee Cemaco

Perfumería La Pradera

DXimena Cosmetique

Eros Parfum Shop

Tiendas por Departamento

Zaz Pradera

Zaz Próceres

Almacenes Siman

Kismet Zona 7

Kismet Zona 9

Farmacias

Farmacia Klee #1

Farmacia Klee #2

Farmacia Klee #3

Farmacia Klee #4

Farmacia Klee #6

Farmacia Klee #7

Farmacia Klee #8

Farmacia Klee #10

 

 

 

2.1.5 Organización

La empresa cuenta con un total de 91 empleados. En el anexo se presenta el organigrama actual de la empresa.

 

2.1.6 Principales Funciones

  1. Junta de Accionistas
  2. Es el órgano soberano de la empresa y está integrada por los accionistas con derecho a voto.

  3. Gerente General
  4. A su alrededor gira el funcionamiento de la empresa. Es el representante legal de la empresa ante entidades públicas y privadas.

  5. Auditoría Externa
  6. No forma parte de la empresa. Su función principal es emitir una opinión sobre los Estados Financieros y el cumplimiento de las políticas administrativas establecidas. Brinda asesoría contable, financiera y fiscal.

  7. Auditoría Interna

Sus principales obligaciones son:

 

 

 

 

 

 

  1. Personal

Realiza todas las funciones y operaciones relativas a la administración de Recursos Humanos de la empresa. Sus funciones principales son:

 

  1. Mercadeo y Ventas

Los Gerentes de Marca tienen la responsabilidad de determinados productos que les son asignados por la Gerencia General. Sus principales obligaciones son:

  1. Compras

Se encarga de:

 

  1. Publicidad

Realiza las siguientes funciones:

  1. Operaciones

Este departamento tiene a su cargo la automatización de todos los procesos administrativos tales como:

  1. Contabilidad

Realiza las siguientes funciones:

  1. Créditos y Cobros

Tiene a su cargo lo siguiente:

  1. Servicios

Comprende aquellos servicios necesarios para el desarrollo oportuno y eficiente de las actividades de la empresa. Se prestan servicios tales como:

    1. Situación Actual

      1. El nuevo puesto

Debido a la enorme importancia que tiene la administración de inventarios, en el mes de febrero se creó un nuevo puesto en la empresa. Se cuenta ahora con una persona que se encarga única y exclusivamente del manejo de inventarios. Entre las atribuciones del nuevo puesto están:

  1. Planear y calendarizar los inventarios en la bodega
  2. Organizar y controlar la toma física de inventarios
  3. Revisar los movimientos de productos para encontrar cualquier discrepancia entre el inventario físico y el inventario según la computadora
  4. Realizar inventarios en las perfumerías
  5. Presentar informes a la Gerencia General sobre el desarrollo de los inventarios

 

      1. Procedimiento para llevar a cabo un inventario

La toma física del inventario es de suma importancia. Con la creación del nuevo puesto se ha mejorado enormemente. Sin embargo, existen ciertos aspectos que pueden cambiarse para lograr resultados óptimos. En la actualidad, el procedimiento para llevar a cabo un inventario es el siguiente:

 

  1. Formar los Grupos
  2. La empresa cuenta con 5 Gerentes de Marca. Cada uno de ellos tiene a su cargo la supervisión de una o varias casas. Al formar los grupos se procura que cada Gerente de Marca cuente los productos de sus propias casas, ya que los conoce perfectamente y tiene un interés especial por ellos.

    Se forman 5 grupos, cada uno compuesto por 2 parejas. Las dos parejas de cada grupo cuentan los mismos productos. Esto se hace para comparar los datos obtenidos y corregir cualquier error de conteo que pueda surgir. Una de las parejas de cada grupo está formada por el Gerente de Marca. Es necesario contar con 20 personas para llevar a cabo el inventario.

     

     

     

  3. Imprimir el listado para inventario físico

El listado se utiliza para anotar el número de unidades que se encuentran físicamente en la bodega. Cada página del listado contiene la siguiente información:

En la actualidad, el listado total consta de aproximadamente 200 hojas.

A cada pareja se le prepara un listado que contiene sólo las hojas de las casas que debe contar.

 

  1. Contar los productos
  2. El día del inventario, todas las parejas ingresan a la bodega y proceden a contar los productos que les corresponden, según el listado que reciben. Cuando una pareja termina de contar, puede retirarse de la bodega. Al salir debe entregar su listado a la persona encargada de Inventarios. Todos los datos se deben anotar exclusivamente con lapicero. No se permite utilizar lápiz ni portaminas.

  3. Comparar los datos
  4. Para asegurarse de que el conteo está bien hecho, el encargado de Inventarios compara los dos listados de cada grupo. Si existe alguna diferencia en los datos recopilados por las parejas, se procede a recontar y se determina la cantidad correcta.

  5. Ingresar los datos a la computadora
  6. Después de haber corroborado que todos los datos de los listados son los correctos, el encargado ingresa dichos datos a la computadora. La empresa cuenta con el programa UNIX, especialmente diseñado para manejar inventarios.

     

     

     

  7. Imprimir un reporte de inventario ingresado a la computadora
  8. El reporte de inventario ingresado a la computadora se imprime y se vuelve a comparar, producto por producto, con los listados que se llenaron manualmente. Esto se hace para detectar cualquier error en los datos ingresados a la computadora. Si algún dato se ingresó mal, se debe corregir en el sistema.

  9. Generar el Reporte de Comparativo de Inventario
  10. Después de haber comprobado que los datos ingresados a la computadora corresponden exactamente al inventario físico encontrado, se procede a generar un Reporte de Comparativo de Inventario. En dicho reporte se compara la existencia física con la existencia de la computadora. En este reporte aparecen todos los productos cuyas existencias físicas difieren de la existencia de la computadora.

  11. Recontar todos los productos que aparecen en el Reporte de Comparativo

Se recuentan todos los productos que muestran algún tipo de diferencia en el Reporte de Comparativo. De esta manera se corrige cualquier error por mal conteo.

 

 

Antes de que se nombrara a un encargado de inventarios, las personas del Departamento de Cómputo eran las responsables de todo lo referente a este rubro. Con la creación del nuevo puesto se agilizó el procedimiento de la toma física de inventarios. Debido que esta persona es responsable únicamente del manejo de los inventarios, puede dedicar más tiempo a la organización, realización y control de los mismos.

Por otro lado, la Gerencia General cuenta ahora con mayor información. Se le presentan informes periódicos sobre el desarrollo de los inventarios, y se les da un seguimiento que antes no era posible darles debido a la falta de tiempo y a que ésta no era la función principal de quien los realizaba.

Por último, se lleva un control más estricto de todo lo referente al ingreso de datos a la computadora, por lo que se puede decir que los informes son más confiables.

 

 

 

      1. Política de Inventarios

Los gerentes de marca deben asegurarse de que siempre haya producto disponible para la venta. Deben estar al tanto de la cantidad de producto existente en bodega. Además de revisar las existencias, deben decidir cuándo y cuánto pedir.

Para decidir cuándo pedir, los gerentes toman en cuenta el tiempo que los productos tardan en llegar de los distintos países de origen.

Para decidir cuánto pedir, se toman en cuenta otros factores. En el Departamento de Cómputo se prepara un informe llamado "Estadístico de Ventas". Dicho informe contiene la siguiente información:

 

Los gerentes de marca obtienen uno de estos informes para cada casa que manejan. La cantidad que se pide de un producto es la diferencia entre las ventas esperadas y la existencia de dicho producto en la bodega de PERCO.

Después de decidir cuánto se va a pedir de cada producto, los gerentes entregan la solicitud de pedido a la Secretaria de la Gerencia General, y ella se encarga de contactar a los proveedores.

Una vez que el producto arriba a Guatemala, el Sub-Gerente realiza los trámites necesarios para sacar el producto de la Aduana. Cuando el producto llega a PERCO, el encargado de la bodega de bulto cerrado se encarga de contarlo, revisarlo y darle ingreso a la bodega. En el Departamento de Cómputo se registra el ingreso de la mercadería en el Sistema Unix.

 

 

 

 

 

 

CAPITULO 3

APLICACION Y ANALISIS DE MODELOS DE INVENTARIOS

 

    1. Modelo de la Cantidad Económica de Pedido (CEP)

 

Este modelo se puede aplicar cuando la demanda de un producto tiene una tasa que es constante, o casi, y cuando la cantidad total que se pide llega al inventario en un punto del tiempo. Es muy raro que en la práctica se encuentre un producto cuya demanda sea constante. Sin embargo, al hacer esta suposición y desarrollar el modelo, se puede obtener la cantidad de pedido que corresponda al mínimo costo total.

El CEP puede llevar a la empresa a una política de inventarios óptima y de bajo costo.

Para efectos de este estudio, se ha decidido trabajar con las 4 marcas de fragancias de Lancome que tienen el mayor movimiento durante el año:

Tresor

Poeme

Magia Negra

O de Lancome

 

PERCO abastece a seis perfumerías, cinco tiendas por departamento y ocho farmacias. Estos son los mayores demandantes. Sin embargo, se cuenta también con una enorme cantidad de clientes individuales, los que deben ser considerados al realizar el análisis.

En la tabla 3.1 se muestra el porcentaje que representa cada marca de Lancome sobre el total de fragancias con que cuenta la empresa.

 

 

Tabla 3.1 EXCEL

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

donde:

Q* = Cantidad Económica de Pedido

D = Demanda

Co = Costo de Pedido

Ch = Costo de Tenencia

 

  1. Demanda

En la tabla 3.1 (A) se presentan los datos históricos sobre la demanda de las cinco fragancias de Lancome durante un período de 12 meses. Dichos datos se obtuvieron de los movimientos de inventario registrados en el sistema Unix.

Como se puede observar en la Tabla 3.1 (A), la demanda para estas fragancias es casi constante durante los primeros 6 meses del año, disminuye durante los siguientes tres meses, y aumenta durante los últimos tres.

Existe una explicación para este comportamiento de la demanda. En mayo y junio se realiza un Bazar de Perfumería en el que se venden los perfumes a precios más bajos. Mucha gente compra sus fragancias en estos meses. Es por eso que en julio, un mes después del bazar, las ventas disminuyen. En octubre y noviembre se realiza otro Bazar, y es por eso que las ventas aumentan. En diciembre las ventas son bastante altas debido a la Navidad.

 

La cantidad económica de pedido se hallará en base al comportamiento de la demanda:

 

 

 

 

Tabla 3.1 (A) EXCEL

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

B. Costos de tenencia o conservación de inventarios

Los costos de tenencia corresponden al mantenimiento de un determinado nivel de inventario. Generalmente incluyen lo siguiente:

 

El cálculo del costo anual de tenencia de las fragancias de Lancome se realizó de la siguiente manera:

 

  1. Costos de almacenaje:
  2. No se tienen costos de alquiler, ya que la bodega es de propiedad de la empresa. Sin embargo, se incurre en gastos de depreciación por Q2000 anuales.

  3. Costos por deterioro:
  4. El valor de las fragancias en mal estado es de Q2000.00 anuales, en promedio.

  5. Costos por seguro de mercadería
  6. Los costos por seguro de las fragancias son de aproximadamente Q1000.00 mensuales.

  7. Se pagan aproximadamente Q3000.00 anuales por la electricidad consumida en la bodega.
  8. El encargado de la limpieza de la bodega tiene un sueldo de Q900.00 mensuales y dedica media hora diaria a esta actividad.
  9. El encargado de mantener y controlar los movimientos del inventario tiene un sueldo de Q3000.00 mensuales y dedica 1 hora diaria a dicha labor.

 

 

En la tabla 3.1 (B) se presenta el total de costos mensuales de tenencia.

 

 

Tabla 3.1 (B) EXCEL

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ch = I * C

Donde:

Ch = Costo anual unitario de tenencia

I = Tasa del costo anual de tenencia

C = Costo unitario del artículo

"Ch" es el costo de mantener o conservar una unidad en inventario durante un año.

 

 

Costo anual de tenencia = (nivel promedio inventario) * (costo anual de tenencia por unidad)

 

= 1/2QCh

 

 

Para calcular el costo mensual unitario de tenencia se utilizaron los porcentajes que representa cada marca de Lancome sobre el total de fragancias, y el total de costos mensuales de tenencia.

 

El costo mensual unitario de tenencia se presenta en la tabla 3.1 (C)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tabla 3.1 (C) EXCEL

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

C. Costos de Pedido

 

En este rubro se incluyen todos aquellos costos en los que se incurre a la hora de hacer un pedido, sin importar el número de unidades pedidas. Se calcula en base a los sueldos de las personas que intervienen en el proceso.

 

El procedimiento para realizar un pedido es el siguiente:

  1. Una persona del Departamento de Cómputo debe generar e imprimir el "Estadístico de Ventas". Esta persona recibe un sueldo de Q3000 mensuales, y se tarda 1 hora.
  2. El Gerente de Marca compara las existencias en la bodega con las ventas esperadas y determina la cantidad de productos a pedir. Su sueldo es de Q8000.00 mensuales, en promedio. Dedica cuatro horas a esta actividad.
  3. El Gerente de Marca llena un formulario de pedido. Se tarda una hora.
  4. La Secretaria de Gerencia envía el pedido por fax. Su sueldo es de 4500.00 mensuales. Se tarda un máximo de 15 minutos, y la llamada tiene un costo de Q350.00.
  5. El Sub-Gerente ocupa 5 horas de su tiempo en sacar la mercadería de la aduana. Su sueldo es de Q9000.00 mensuales.
  6. Un bodeguero se encarga de contar, revisar y colocar la mercadería que ingresa a la bodega. Su sueldo es de Q2000.00 y se tarda 9 horas.
  7. Una persona del Departamento de Código se encarga de registrar el ingreso de la mercadería en el Sistema Unix. Su sueldo es de Q2500.00 mensuales, y se tarda 6 horas.

 

El costo de cada una de las actividades se determinó mediante la siguiente fórmula:

(Sueldo mes/Horas trabajadas en un mes) x Horas dedicadas a la actividad

* En un mes se trabajan 176 horas.

 

En la tabla 3.1 (D) se presenta el total de costos de pedido.

En la tabla 3.1 (E) se presenta el costo de pedido por producto.

Tabla 3.1 (D) EXCEL

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tabla 3.1 (E) EXCEL

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2 Cuánto Pedir

 

En una empresa existen dos opciones en cuanto al manejo de inventarios:

Para decidir cuánto pedir, se debe escoger una cantidad de pedido que implique un equilibrio entre estas dos opciones.

La decisión de cuánto pedir se refiere a obtener el valor de Q* (cantidad económica de pedido) que minimiza la suma de los costos de tenencia de inventarios y los costos de los pedidos.

 

 

 

Fórmulas:

 

Donde D = Demanda por período

 

 

3.3 Cuándo Pedir

Una vez que se determina la cantidad a pedir, es necesario decidir cuándo hacer los pedidos.

La cantidad de inventario disponible más la cantidad de inventario que se ha pedido se conoce como posición del inventario. La decisión de cuándo pedir se toma en base al punto de renovación de pedido, que representa la posición del inventario en la que se debe colocar un nuevo producto.

También debe tomarse en cuenta el tiempo de adelanto, que es el tiempo que transcurre entre la colocación de un pedido y la llegada de los productos. En el caso de las fragancias de Lancome, el tiempo de adelanto es de 42 días. Según el modelo de CEP, la cantidad económica de pedido, Q*, llega a la bodega justamente cuando el inventario es de cero.

 

 

Fórmulas:

Donde r = punto de renovación

d = demanda diaria

m = tiempo de adelanto (en días)

Es el tiempo que transcurre entre la colocación de dos pedidos consecutivos.

Donde T = tiempo de ciclo

250 = días hábiles

Q* = cantidad económica de pedido

D = demanda

    1. Cálculos Numéricos

Los cálculos se realizaron en base al comportamiento de la demanda:

  1. De enero a Junio
  2. De Julio a Septiembre
  3. De Octubre a Diciembre

En los tres casos se calculó primero el total de la demanda esperada, y luego se aplicaron las siguientes fórmulas:

 

 

 

Tabla 3.4 (A) EXCEL

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

TABLA 3.4 (B) EXCEL

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

TABLA 3.4 (C) EXCEL

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

TABLA 3.4 (D) EXCEL

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

TABLA 3.4 (E) EXCEL

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

TABLA 3.4 (F) EXCEL

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    1. Análisis de Resultados
    2. En todos los casos se ve que el costo unitario de tenencia es mucho mayor que el costo unitario de pedido.

      1. Para los primeros 6 meses del año

Tablas 3.4 (A) y 3.4 (B)

 

      1. Para julio, agosto y septiembre

Tablas 3.4 (C) y 3.4 (D)

 

 

 

 

 

 

      1. Para octubre, noviembre y diciembre

Tablas 3.4 (E) y 3.4 (F)

 

 

 

 

 

 

 

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

A la empresa le conviene más hacer pedidos seguidos, que mantener en la bodega grandes existencias, ya que el costo de pedido es mucho menor que el costo de tenencia de inventario.

 

El proveedor de las fragancias seleccionadas para realizar este proyecto es PARBEL, empresa francesa que se encarga de la distribución mundial de Lancome. Debido a que son distribuidas por un mismo proveedor, se recomienda que se traigan en un mismo pedido las cuatro fragancias, en todas sus presentaciones. Con esta política, lo más probable es que disminuya el costo de hacer pedidos. Se invertirá quizá un poco más de tiempo en determinar la cantidad a ordenar, pero se gastará menos dinero en llamadas telefónicas, en trámites de aduana, etc.

 

Para poder pedir todas las fragancias el mismo día es necesario que tengan el mismo tiempo de ciclo. Se escogió un tiempo de ciclo promedio, ya que las fragancias son enviadas por el mismo proveedor, y todas son bastante demandadas. Una vez calculado el tiempo de ciclo promedio se procedió a determinar la cantidad de perfumes a ordenar para cubrir la demanda. Se obtuvo una nueva cantidad de pedido y un nuevo costo total de mantenimiento de inventario.

 

 

A. Para los primeros 6 meses del año

El tiempo de ciclo promedio para este período es de 26.77 días (aproximadamente 1 mes). Se calculó la cantidad de perfumes que deben pedirse para satisfacer la demanda de un mes, como un promedio de la demanda mensual de enero a junio. Este es el número de unidades que se recomienda ordenar en cada pedido que se realice.

 

Todos los perfumes tendrán el mismo tiempo de ciclo (1 mes), y se realizará el mismo número de pedidos (6 pedidos). En la actualidad se realizan aproximadamente 3 pedidos, con cantidades mucho mayores a las recomendadas.

 

 

 

En la tabla (A) se presentan los nuevos resultados. Puede notarse que el punto de renovación permanece igual, ya que no hubo cambios en la demanda diaria ni en el tiempo de adelanto. El costo total de mantener estos perfumes en inventario sí cambió, ya que la cantidad de pedido no es la misma.

Tanto para los productos con un tiempo de ciclo menor de 26.77 días, como para aquellos con un tiempo de ciclo mayor, la cantidad a ordenar es menor que la cantidad económica de pedido. La cantidad a ordenar se calculó en base a la demanda esperada para un mes. El costo total de mantener el inventario también disminuyó. Dicho costo se ve más afectado en aquellos productos cuyo tiempo de ciclo aumentó.

Debido a que el costo de tenencia es mucho mayor que el costo de hacer pedidos, se recomienda que la empresa cambie su política actual de inventarios. Es más conveniente que se hagan 6 pedidos, con cantidades menores a la cantidad económica de pedido. La empresa será capaz de satisfacer la demanda, y lo hará a un costo menor.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

TABLA (A) EXCEL

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

B. Para julio, agosto y septiembre

Para el tercer trimestre del año, el tiempo de ciclo promedio es de 43.45 días (aproximadamente 1 mes y medio). Se calculó la cantidad de perfumes que deben pedirse para satisfacer la demanda de un mes y medio. Se determinó que ésta es igual a la mitad de la demanda de los tres meses. Este es el número de unidades que se recomienda ordenar en cada pedido que se realice.

Todos los perfumes tendrán el mismo tiempo de ciclo (1 mes y medio), y se realizará el mismo número de pedidos (2 pedidos). En la actualidad se realiza 1 pedido con cantidades mucho mayores a las recomendadas.

A la empresa le conviene hacer dos pedidos en vez de uno, ya que el costo de mantener los artículos en inventario es mucho mayor que el costo de hacer pedidos. De esta manera se puede satisfacer la demanda a un costo menor.

 

En la tabla (B) se presentan los nuevos resultados para el tercer trimestre del año. Puede notarse que el punto de renovación permanece igual, ya que no hubo cambios en la demanda diaria ni en el tiempo de adelanto. El costo total de mantener estos perfumes en inventario sí cambió, ya que la cantidad de pedido no es la misma.

Tanto para los productos con un tiempo de ciclo menor de 43.45 días, como para aquellos con un tiempo de ciclo mayor, la cantidad a ordenar es menor que la cantidad económica de pedido. La cantidad a ordenar se calculó en base a la demanda esperada para un mes y medio. El costo total de mantener el inventario también disminuyó. Dicho costo se ve más afectado en aquellos productos cuyo tiempo de ciclo disminuyó.

 

 

 

 

 

 

 

 

TABLA (B) EXCEL

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

C. Para octubre, noviembre y diciembre

Para los últimos tres meses del año, el tiempo de ciclo promedio es de 28.51 días (aproximadamente 1 mes). Se calculó la cantidad de perfumes que deben pedirse para satisfacer la demanda de un mes, como un promedio de la demanda mensual para octubre, noviembre y diciembre. Debido al alza en la demanda durante el mes de diciembre, al promedio obtenido se le sumó una cantidad de 10 perfumes, que representan el inventario de seguridad. Este inventario de seguridad permite suponer que no existen costos de escasez. La empresa no incurrirá en costos por agotamiento de fragancias, ya que está tomando en cuenta que la demanda puede ser superior a la esperada. Se recomienda que la empresa cuente con un inventario de seguridad, ya que ésta es la forma más adecuada para enfrentar aquellas épocas de demanda alta.

Todos los perfumes tendrán el mismo tiempo de ciclo (1 mes), y se realizará el mismo número de pedidos (3 pedidos). En la actualidad se realizan 2 pedidos.

En este caso también es conveniente que en vez de hacer 2 pedidos se hagan 3. De esta forma, la empresa estará satisfaciendo la demanda a un menor costo.

En la tabla (C) se presentan los nuevos resultados para el último trimestre del año. Puede notarse que el punto de renovación permanece igual, ya que no hubo cambios en la demanda diaria ni en el tiempo de adelanto. El costo total de mantener estos perfumes en inventario sí cambió, ya que la cantidad de pedido no es la misma.

Tanto para los productos con un tiempo de ciclo menor de 28.51 días, como para aquellos con un tiempo de ciclo mayor, la cantidad a ordenar es mayor que la cantidad económica de pedido. La cantidad a ordenar se calculó en base a la demanda esperada para un mes, más un inventario de seguridad que ayudará a la empresa a enfrentar el alza en la demanda de diciembre. El costo total de mantener el inventario también aumentó. El aumento en el costo de mantener el inventario se ve compensado con el ahorro que tendrá la empresa en costos por agotamiento. Con el inventario de seguridad la empresa puede asumir que no tendrá que incurrir en costos por agotamiento o escasez. Por lo tanto, le conviene más aplicar la política de inventarios recomendada para este período.

 

 

 

 

 

TABLA (C) EXCEL

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ANEXO

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BIBLIOGRAFIA

 

 

Anderson, Sweeney & Williams. INTRODUCCION A LOS MODELOS CUANTITATIVOS PARA ADMINISTRACION. Grupo Editorial Iberoamérica. México: 1993.

 

Echeverría C. de Basterrechea, María Teresa. CONTROL DE INVENTARIO PARA LA VENTA AL DETALLE. Tesis de Licenciatura: Universidad Francisco Marroquín. Guatemala: 1982..

 

Horngren, Foster. CONTABILIDAD DE COSTOS: UN ENFOQUE GERENCIAL. Prentice-Hall Hispanoamericana, S.A. México: 1991.

 

Killeen, Louis M. TECNICAS DE ADMINISTRACION DE INVENTARIOS. Editora Técnica, S.A. México: 1971.

 

Llarena Cobos, Claudia María. IMPLEMENTACION DE MODELOS CUANTITATIVOS EN AREAS CLAVES DE UN RESTAURANTE DE COMIDA RAPIDA. Tesis de Licenciatura: Universidad Francisco Marroquín. . Guatemala: 1997.

 

Meigs & Meigs. CONTABILIDAD: LA BASE PARA DECISIONES GERENCIALES. McGraw-Hill. México: 1992.

 

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD. Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores. Guatemala: Julio de 1992.

Starr & Miller. CONTROL DE INVENTARIOS: TEORIA Y PRACTICA. Editorial Diana. México: 1973.

 

Tejeda, Oscar Leonel. GUIA PARA EL CONTROL DE INVENTARIO EN LA EMPRESA COMERCIAL. Tesis de Licenciatura: Universidad Francisco Marroquín. Guatemala: 1983.

 

INDICE

Página

INTRODUCCION 1

CAPITULO 1:

La Administración de Inventarios

    1. Definiciones 2
    2. Base de Valuación 2
    3. Métodos para determinar el costo 2
    4. Características 4
    5. Razones principales para mantener un inventario 5
    6. Costos de mantenimiento de inventarios 6

CAPITULO 2:

Descripción del Proyecto

2.1 La empresa 8

2.2 Situación Actual 16

 

CAPITULO 3:

Aplicación y Análisis de Modelos de Inventarios

    1. Modelo de la Cantidad Económica de Pedido (CEP) 20
    2. Cuánto Pedir 31
    3. Cuándo Pedir 32
    4. Cálculos Numéricos 33
    5. Análisis de Resultados 40

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 46

ANEXO 53

BIBLIOGRAFIA 55

UNIVERSIDAD FRANCISCO MARROQUIN

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS

 

 

 

 

 

 

 

 

TESIS:

LA ADMINISTRACION DE INVENTARIOS EN UNA EMPRESA DE PERFUMES Y COSMETICOS

 

 

 

 

 

 

 

 

Jessica Galindo Campins

Carnet: 22940135

 

 

 

Guatemala, noviembre de 1998